Cu siguranta ultimul trimestru al anului este o perioada aglomerata pentru antreprenori, gestionari si contabili. Unul dintre aspectele care aglomereaza aceasta perioada este obligativitatea efectuarii inventarierii anuale a patrimoniului afacerii.
Mai ales pentru firmele care detin stocuri de produse, acest lucru poate genera intreruperi in activitate si diverse costuri neprevazute – minusuri de inventar, stocuri degradate, TVA, etc.
Sa analizam o solutie de efectuare a inventarierii care se poate realiza in timp real si fara intreruperi de activitate.
Programul de gestiune Smart Bill dispune de optiunea Tranzactii pe stoc -> Inventar, prin care inventarierea stocurilor poate fi efectuata si documentata in timp real.
Pasii sunt :
· Alegerea duratei inventarului;
· Alegerea gestiunii inventariate;
· Desemnarea comisiei de inventariere;
Apoi se adauga toate produsele accesand butonul Adauga Produse :
De multe ori, la firmele mici sau care detin stocuri cantitativ reduse dar de valori mari (cu ar fi de exemplu ceasuri de colectie ) stocurile sunt verificate si reverificate in cursul anului, astfel ca din verificarile periodice se cunoaste faptul ca nu exista diferente la inventar.
Pentru aceste situatii si nu numai, Smart Bill are disponibila optiunea de echivalare a scripticului cu fapticul, acest lucru insemnand ca dintr-un singur click poti sa confirmi veridicitatea listelor de inventar, sa bifezi efectuarea inventarului si sa listezi documentatia pentru dosarul de inventar.
In cazul in care se constata diferente in urma numararii, acestea se introduc asa cum se poate observa mai jos :
Ce se intampla atunci cand tocmai lucrezi sa introduci o lista de inventar si constati ca trebuie sa intrerupi procesul curent din cauza altor activitati ?
SmartBill gestiune salveaza lista de inventar pe care ai inceput sa lucrezi deja si permite continuarea ulterioara, fara ca datele introduse sa fie pierdute. Asadar, nu pierzi nimic.
Sa nu uitam ca la orice inventariere este importanta documentarea corespunzatoare: liste de inventar, procese verbale de constatare de diferente, etc, care trebuie arhivate toate la dosarul de inventar.
Asa cum ne-am obisnuit in Smart Bill, din aceeasi fereastra de introducere a datelor, dupa validare se pot lista documentele asa cum se poate observa mai jos :
In plus, orice eroare constatata ulterior poate fi corectata, tot din aceeasi fereastra, astfel :
-se poate modifica inventarul;
-se poate anula;
-se poate sterge;
-se pot afisa totalurile pe produs.
Ce beneficii au membrii comisiei ?
· Listele de inventariere se pot genera in timp real din aplicatie, fara a fi nevoie de prelucrari suplimentare in excel care ar necesita timp si ar putea genera erori;
· Orice informatie suplimentara privind stocurile (fise de magazie, receptii, furnizorii acelui produs) pot fi consultate on-line rapid pentru a fi obtinute clarificari;
· Membrii comisiei au mai multe optiuni pentru a colecta datele de pe teren:
– manual: comisia de inventariere completeaza pe hartie cantitatea gasita din fiecare element al listei si apoi datele se adauga in aplicatie. Este important de mentionat ca se poate ascunde cantitiatea faptica de pe listele tiparite pentru a nu influenta in vreun fel membrii comisiei.
– direct in aplicatie : se adauga produsele pe inventar pe masura ce sunt gasite pe teren. In acest scop, un mic laptop sau o tableta pot fi de mare folos.
– automat : cu ajutorul unui scaner de coduri de bare cu conditia sa lucrezi cu coduri de bare.
Ce beneficii are gestionarul ?
· Poate introduce rezultatele inventarierii dupa confirmarea listelor fragmentat, in functie de activitatile zilei.
· In lista de inventariere poti adauga produs cu produs sau poti adauga toate produsele dintr-o gestiune.
· Orice eroare identificata poate fi corectata ulterior foarte usor si documentatia refacuta.
· Posibilitatea de impartire a listelor de inventar pentru a separa inventarul , situatie necesara deseori in cazul gestiunilor mari (daca o parte din produse figureaza pe o alta lista de inventar, pe lista actuala poti adauga doar restul produselor din gestiunea respectiva si astfel nu exista riscul sa numeri de 2 ori acelasi produs)
Ce beneficii are contabilul ?
· Documentele suport pentru evidenta contabila sunt generate automat, cu toata informatia necesara introducerii in contabilitate : procesele verbale de constatare de diferente precum si listele de inventariare au calculate si valorile produselor lipsa sau plus de inventar, astfel ca introducerea notelor contabile este usoara.
· In acest fel, contabilul se poate concentra pe aspectele fiscale ale inventarierii si mai putin pe reconcilieri de liste si punctaje de diferente.
· Daca un contabil constata erori in listele de inventar, acestea se pot actualiza, corecta si relista in timp real. Mai mult, dupa actualizarea informatiei de catre gestionar, noile liste pot fi extrase din sistem direct de catre contabil, fara a fi nevoie de o intalnire pentru predarea -preluarea documentelor.
